Partage sécurisé de fichiers via SharePoint : Créer un dossier en lecture seule dans une équipe Teams pour des utilisateurs externes

Le partage de fichiers avec des utilisateurs externes via SharePoint est une méthode efficace et sécurisée pour collaborer tout en contrôlant l'accès et la modification des données. Pourquoi utiliser cette méthode au lieu, par exemple, d'envoyer simplement un e-mail avec une pièce jointe ?

• Sécurité renforcée : Les utilisateurs externes n’ont accès qu’en lecture seule, évitant toute modification ou suppression des fichiers.
• Traçabilité : SharePoint offre un suivi de l'accès aux fichiers, permettant de voir quand et par qui les documents sont consultés.
• Contrôle sur le contenu : Les permissions peuvent être modifiées à tout moment, et les accès peuvent être révoqués instantanément si nécessaire.

Voici la marche à suivre :

1. Accéder à la bibliothèque de documents dans SharePoint

   • Ouvrir l’équipe concernée dans Microsoft Teams, puis cliquer sur l’onglet Fichiers.
   • Sélectionner Ouvrir dans SharePoint pour être redirigé vers la bibliothèque de documents associée à l’équipe dans SharePoint.

2. Créer un dossier dédié pour le partage

   • Dans SharePoint, cliquer sur Nouveau > Dossier.
   • Nommer le dossier (ex. : "Partage Externe - Lecture Seule").

3. Configurer les permissions du dossier

   • Sélectionner le dossier créé, cliquer sur les trois points (...) ou faire un clic droit, puis choisir Gérer l'accès.
   • Cliquer sur Démarrer le partager puis cliquez sur l'engrenage des paramètres pour un contrôle plus précis.
   • Choisissez "Personnes de votre choix" et "Consultation possible", pour empêcher la modification du dossier et de son contenu. Ou "Nous ne pouvons pas télécharger", si vous souhaitez empêcher que votre fichier le soit.

4. Ajouter des utilisateurs externes

   • Entrer les adresses email des utilisateurs externes qui doivent accéder au dossier.
   • Assurez-vous que le lien de partage ne permet que l’accès en lecture.

5. Envoyer l’invitation

   • Envoyer le lien de partage aux utilisateurs externes par email ou via un autre canal sécurisé.

6. Contrôler et ajuster les permissions

   • Revenir à la gestion des accès dans SharePoint pour ajuster ou révoquer les permissions à tout moment.