Comment planifier ses absences sur Outlook et Teams

Méthode recommandée : 

Planifier une absence dans Outlook Web / New 

Vous pouvez suivre ce lien direct vers le menu de gestion des absences de l'interface d'Outlook web :

https://outlook.office.com/mail/options/accounts-category/automaticReply

Cette capture d'écran montre la démarche sur le logiciel Outlook New, la disposition des menus y est la même que sur la version web.

Une fois configurée, celle-ci sera automatiquement synchronisée avec l’ensemble de votre environnement Microsoft. Pensez à cocher la case "Bloquer mon calendrier pour cette période" pour apparaître indisponible durant la période concernée.

Autres méthodes :
Planifier une absence dans Outlook Desktop (classic)

- Créer un événement "Absent" dans le calendrier

1. Ouvrir Outlook : Accédez à la section Calendrier.
2. Créer un nouvel événement : Cliquez sur "Nouveau rendez-vous" ou "Nouvelle réunion".
3. Configurer les détails : Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez l'objet (par exemple, "Congé") et les dates de début et de fin de l'absence.
4. Définir le statut : Sous "Afficher comme", sélectionnez "Absent(e)" pour indiquer votre absence aux autres.
5. Notifier les participants : Si nécessaire, ajoutez des participants pour les informer de votre absence.
6. Ajouter un message automatique : Utilisez l’option "Réponse automatique" pour envoyer un message aux personnes vous envoyant des emails durant votre absence. Ce message peut inclure les dates de votre absence et les coordonnées d'une personne à contacter en cas d'urgence.

À cette étape, vous pouvez également définir un message personnalisé pour les personnes extérieures à l'entreprise, 

via l'onglet "En dehors de mon organisation".

Planifier une absence dans Teams

Microsoft Teams est directement synchronisé avec Outlook, ce qui permet une gestion simplifiée de votre statut d'absence.

- Statut d'absence automatique dans Teams

1. Créer l’événement d'absence dans Outlook : Comme décrit précédemment, créez un événement d'absence dans votre calendrier Outlook.
2. Synchronisation automatique : Une fois l'événement d'absence créé dans Outlook, votre statut dans Teams sera automatiquement mis à jour pour indiquer que vous êtes absent pendant la période définie.
3. Afficher le message d'absence : Les autres utilisateurs verront un indicateur de votre absence dans Teams, reflétant les mêmes informations que celles définies dans Outlook.