Comment utiliser l’In-Place Archive pour libérer de l’espace dans Outlook

Dans certaines circonstances, et sur demande auprès du support interne Human&Work, l’équipe IT peut vous activer une archive en ligne de 100 Go pour votre messagerie.

Cet article vous explique comment utiliser cette archive, appelée In-Place Archive, et vous aide à mieux gérer le stockage de votre boîte mail Outlook.

Étape 1 : Supprimez manuellement les gros emails

Avant de commencer à utiliser l’archive, il est recommandé de supprimer manuellement les messages volumineux, notamment ceux contenant de grosses pièces jointes.

Les pièces jointes importantes à conserver doivent être sauvegardées sur votre OneDrive par exemple.

Le moyen le plus simple pour les identifier est d’utiliser un dossier de recherche trié par taille.
Vous pouvez suivre ce tutoriel pour cela :
- Utiliser un dossier de recherche pour trouver et supprimer des emails dans Outlook -

Étape 2 : Accédez à Outlook Webmail et consultez le stockage utilisé

Les étapes suivantes doivent être effectuées via Outlook Webmail :
- https://outlook.office.com -

Consultez ensuite l’état de stockage de votre boîte mail :
- Paramètres de stockage de la boîte de réception -

Cet écran vous montre les dossiers qui occupent le plus d’espace. Ce sont eux que vous allez cibler pour l’archivage.

Profitez-en pour vider votre dossier Éléments supprimés en cliquant sur le bouton "Vider".

Étape 3 : Déplacez les emails dans l’archive in-place

Passons maintenant à l’archivage des emails les plus anciens.

1. Revenez à l’écran principal d’Outlook Webmail.

2. Faites un clic droit sur le dossier à archiver.

3. Cliquez sur Définir une stratégie.

4. Sous Stratégie d’archivage, choisissez :
   → Personnel déplacer dans l’archive après 1 mois (ou une autre durée selon vos besoins).

Tous les emails plus anciens que la durée choisie seront déplacés automatiquement dans l’archive.

Après quelques jours, une nouvelle section nommée In-Place Archive apparaîtra dans Outlook, avec une copie de votre dossier contenant les emails archivés.